Introdução

Primeiramente... vamos partir do ponto que a QUALIDADE é inegociável, ok?!

Vamos lá, muitos clientes me perguntam qual a "mágica" que eu faço no meu laboratório por ter um lead time tão diferente dos concorrentes. E essa resposta não é simples, mas também não é complexa. Nesse artigo trago minha experiência em ser o maestro da orquestra Atual Labs.

Quando tive a oportunidade de criar meu laboratório do zero, tive o privilégio de realizar um projeto com foco em uma habilidade que desenvolvi com maestria ainda como CLT: agilidade. Por incrível que pareça, sempre trabalhei em ambientes onde a rotina era "apagar incêndio", e esse fator moldou meu "normal" para ser ágil, assertivo e orientado a solução e resolução de problemas. O segredo do meu pensamento de eficiência era: "Como posso fazer o que faço da melhor forma possível?".

Trabalhando e/ou prestando serviço por laboratórios de diferentes setores do nosso Brasil, tanto em indústrias quanto em laboratórios de serviços, adquiri uma bagagem valiosa com vivência em fluxos diversos. Ao trazer essa vivência para minha empresa e estruturar os processos em torno dos meus pontos fortes, estabeleci um fluxo eficiente que resolve uma das maiores dores do setor: A demora absurda na entrega.

O tempo necessário para uma análise é uma das variáveis mais críticas para os clientes que contratam laboratórios de serviço ou que possuem laboratórios internos. E, infelizmente, é também uma das métricas mais mal compreendidas. Setores regulados exigem qualidade, confiabilidade, precisão e robustez. Mas tudo isso não é inimigo da agilidade. Muito menos sinônimo de burocracia. Qualidade com eficiência é possível.

Empresas precisam ser especialistas em equilibrar processos, produtividade, rastreabilidade e confiabilidade.

Mas por que duas análises iguais, em laboratórios distintos, podem demandar tempos diferentes?
Resposta curta: A eficiência entre eles é diferente.

Neste artigo, exploro os principais fatores que influenciam o tempo de análise e engana-se o gestor que pensa que esse tempo se resume ao setor analítico. Ele começa no comercial e percorre todas as etapas até a entrega e termina no pós-venda. Envolve processos comerciais, metodológicos, operacionais e humanos. Eu vejo o laboratório como um organismo vivo com corpo, mente e alma:

• Corpo: Tangível, (espaço físico e equipamentos).

• Mente: Pessoas, (estratégico, tático e operacional) e (missão, visão e valores). • Alma: Cultura (clima e relações interpessoais).

• Alma: Cultura (clima e relações interpessoais).

Com essa visão sistêmica, promovemos uma evolução em camadas que não são observadas normalmente. Um corpo bem alinhado tende a ser mais eficiente e, por consequência, mais rápido.

1. Definindo o tempo de análise: uma métrica multifatorial

A excelência na entrega de um laboratório não corresponde apenas ao tempo da análise instrumental ou clássica. Ela engloba toda a cadeia de trabalho, desde a venda até a emissão do laudo e o pós-venda.

Divido essa cadeia em quatro grandes blocos de valor:

1. Entrada e Planejamento

2. Registro e Controle

3. Produção Analítica

4. Finalização Técnica

2. Processos de cada bloco de um laboratório

Na minha formação em engenharia, aprendi muito sobre processos, e como empresário aprendi que toda empresa é um conjunto de processos, quanto mais evoluo, aprendo e aplico, mais percebo a importância disso. "Se você não sabe descrever em processos o que você faz, você não sabe o que está fazendo".

Vamos falar sobre os blocos, em cada um deles citados anteriormente, existem processos que possuem seus desafios técnicos e operacionais próprios, e envolve o entrelaçamento e sinergia de todos os setores do laboratório, os quais impactam diretamente a duração total do processo analítico e resultado da entrega

2.1. Bloco: Entrada e Planejamento

• Processo Comercial (vendas).

• Processo Logístico.

• Processo de Recebimento e Segregação de Amostras.

• Processo de Gestão de Capacidade Analítica.

• Processo de Validação de Método ou Setup para Matrizes Ofertadas.

2.2. Bloco: Registro e Controle

• Processo de Rastreabilidade e Identificação.

• Processo de Gestão de Indicadores e Feedbacks Operacionais.

2.3. Bloco: Produção Analítica

• Processo de Preparação (moagem, pré-tratamento, etc.).

• Processo de Execução de Análise.

• Processo de Garantia da Qualidade Interno.

2.4. Bloco: Finalização Técnica

• Processo de Interpretação, Revisão e Liberação de Resultados.

• Processo de Documentação e Arquivamento.

• Processo Comercial (pós-venda).

3. Fatores que interferem no tempo de análise nos blocos

Abaixo descrevo os principais fatores que alteram o ponteiro do tempo de entrega do laudo. Em cada bloco, os fatores são específicos e existem diferentes causas de diversas complexidades, o tema é profundo.

3.1. Entrada e Planejamento

• Venda desalinhada com a capacidade técnica real gera promessas de prazos inalcançáveis

• Comercial que promete prazos sem consultar produção causa estresse no operacional e retrabalho.

• Atrasos na chegada de amostras gera menos tempo para cumprir o prazo final.

• Falta de rastreio/logística reversa desorganizada causa incerteza no início da análise.

• Amostras mal acondicionadas ou com documentação incompleta atrasam a entrada no fluxo.

• Recebimento manual e sem triagem técnica causa desorganização e perda de prioridade.

• Capacidade analítica mal dimensionada resulta em filas e gargalos na produção.

• Falta de avaliação de setup para novas matrizes provoca reanálises, perda de tempo e retrabalho.

Cada uma dessas dimensões impacta diretamente o tempo de análise e a qualidade da entrega.

3.2. Registro e Controle

• Falta de rastreabilidade robusta dificulta localizar a amostra e entender o histórico.

• Indicadores inexistentes ou não acompanhados impedem a antecipação de gargalos.

3.3. Produção Analítica

• Preparo manual e com baixa paralelização consome tempo operacional desproporcional.

• Corridas longas e subutilização de runtime atrasam a liberação de resultados.

• Paradas não programadas por falhas ou manutenção corretiva travam o fluxo produtivo.

• Controle de qualidade interno apenas no final leva à necessidade de repetição de análises.

3.4. Finalização Técnica

Revisões técnicas demoradas por falta de padronização postergam a emissão dos laudos. • Processos manuais de emissão e arquivamento são lentos e propensos a erro. • Pós-venda reativo ou ausente gera retrabalho e insatisfação no cliente.

4. Corpo, Mente e Alma de um Laboratório:

Impactos Invisíveis no Tempo de Análise Para além dos blocos e processos, existe uma dimensão mais sutil mas profundamente influente que impacta diretamente o tempo de análise: A identidade viva do laboratório. Todo laboratório tem corpo, mente e alma.

4.1. Corpo: Tangível (espaço físico e equipamentos)

Laboratórios com espaços mal planejados criam fluxos confusos, retrabalho e deslocamentos desnecessários. • Equipamentos subdimensionados, antigos ou com alta manutenção viram gargalos silenciosos. • A falta de infraestrutura para preparo em batelada, por exemplo, retarda todas as demais etapas.

4.2. Mente: Pessoas (estratégico, tático e operacional) e (missão, visão e valores)

• Times sem clareza de papel e sem capacitação consistente executam com insegurança, revisam demais ou erram mais.

• A ausência de pensamento crítico sobre prioridades e produtividade gera rotinas que operam no piloto automático.

• Valores desalinhados entre liderança e operação produzem ambientes estressantes e desengajados.

• Treinamento constante traz maturidade para a equipe.

4.3. Alma: Cultura (clima e relações interpessoais)

• Climas tensos e culturas reativas travam a comunicação entre setores.

• A falta de cultura de melhoria contínua transforma erros em repetição, não em aprendizado.

• Ambientes com o pensamento do "isso não é comigo", o que paralisa processos simples.

A negligência com qualquer um desses três pilares compromete silenciosamente a eficiência do laboratório. Não basta fluxos bem desenhados no papel: Eles precisam ser vividos, respeitados e aprimorados por pessoas capacitadas e treinadas, em um ambiente coerente com a missão da empresa.

5. O papel da Atual Labs na otimização de processos analíticos

Na Atual Labs, estruturamos nossa operação com uma visão clara: Entregar resultado com qualidade, rastreabilidade e agilidade. Não há magia: Há processo. Desde a fase comercial até a entrega final, cada etapa foi desenhada para ser eficiente, técnica e responsiva.

Somos reconhecidos por ter um dos menores tempos de análise do Brasil em nosso segmento, e isso impacta diretamente o sucesso dos nossos clientes:

• Decisões rápidas com base em dados confiáveis

• Previsibilidade para liberação de lotes ou formulações

• Agilidade para ajustar desvios ou acionar planos de contingência

• Redução de estoque de segurança e custos logísticos

Oferecemos um modelo de parceria técnica. Nossos laudos não são apenas documentos:

São instrumentos para tomada de decisão com segurança.

Conclusão

O tempo de análise não é apenas um número para se cumprir ou uma variável da etapa instrumental. Ele é, na prática, o reflexo direto da eficiência do laboratório como um todo. Desde o primeiro contato com o cliente até o pós-venda, cada etapa, cada decisão e cada processo influenciam essa métrica. Laboratórios que tratam o tempo de análise como um simples cronômetro do setor analítico estão ignorando todo o restante da engrenagem. Estão perdendo a oportunidade de entender que o tempo de análise é um indicador sistêmico, que revela a maturidade dos processos internos, o grau de integração entre os setores, o preparo técnico da equipe e a inteligência por trás da gestão de capacidade.

Esse tempo, quando bem controlado, deixa de ser uma pressão operacional e se transforma em uma vantagem estratégica real. Empresas clientes que recebem seus resultados com agilidade tomam decisões mais rápidas, liberam produtos com mais previsibilidade, reduzem perdas, otimizam o fluxo logístico e, acima de tudo, aumentam sua confiança na cadeia de fornecimento.

Na Atual Labs, entendemos isso profundamente. Nosso compromisso vai além da análise: Entregamos qualidade com velocidade, sem comprometer a robustez técnica. Isso é possível porque nossa estrutura foi pensada desde a origem com foco em eficiência, porque nossos fluxos são vivos e monitorados, e porque acreditamos que a excelência técnica só tem valor quando chega ao cliente no tempo certo. Afinal um laudo que chega para o cliente depois que o lote foi consumído não faz sentido.